KANTOORKLACHTENREGELING

U kunt een klacht indienen door persoonlijk langs te komen of door een e-mail te sturen naar dirk@advocaatstoof.nl, waarbij u uw naam, achternaam, telefoonnummer en beschrijving vermeldt. Alle meldingen worden grondig behandeld door de klachtencoördinator van ons advocatenkantoor.

Overeenkomst

Als u als klant niet tevreden bent over de diensten die ons kantoor verleent, verzoeken wij u vriendelijk om ons hier zo snel mogelijk over te informeren. Uit ervaring weten we dat het de moeite waard is om eerst uw klacht te bespreken met mr. Stoof. Vaak kan er snel en gemakkelijk een oplossing worden gevonden. Als u er echter niet in slaagt om tot overeenstemming te komen, kunt u gebruik maken van onze klachtenprocedure en een formele klacht indienen.

Definities

In dit klachtenreglement wordt het volgende verstaan onder:
klacht: elke schriftelijke uiting van ontevredenheid van de cliënt of namens hem tegen de advocaat of personen die onder zijn verantwoordelijkheid werken met betrekking tot het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de factuur, niet zijnde een klacht zoals bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de cliënt of zijn vertegenwoordiger die een klacht indient;
klachtencoördinator: advocaat verantwoordelijk voor de behandeling van klachten.

Toepassingsgebied

Dit klachtenreglement is van toepassing op elke overeenkomst van opdracht tussen Advocatenkantoor mr. Stoof en de cliënt..

Doelstellingen

1. Het vaststellen van een procedure voor de behandeling van klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze.
2. Het vaststellen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen.
3. Het behouden en verbeteren van bestaande relaties door middel van een adequate behandeling van klachten.
4. Het trainen van medewerkers in het klantgericht reageren op klachten.
5. Het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door middel van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

Proces

1. De cliënt dient een klacht in bij Advocatenkantoor mr. Stoof.
2. De klachtencoördinator registreert de klacht samen met het onderwerp van de klacht (de klacht kan worden onderverdeeld in verschillende onderwerpen) en houdt documentatie bij.
3. De klachtencoördinator informeert de persoon tegen wie de klacht is gericht over de indiening ervan en geeft de klager en de betrokken persoon de mogelijkheid om de klacht toe te lichten.
4. De betrokken persoon probeert samen met de cliënt een oplossing te vinden in overleg met de klachtencoördinator.
5. De klachtencoördinator behandelt de klacht binnen vier weken na ontvangst ervan of informeert de klager over de afwijking van deze termijn, met opgave van redenen en vermelding van de termijn waarbinnen.
6. Een beslissing over de klacht wordt genomen.
7. De klachtencoördinator informeert de klager en de betrokken persoon schriftelijk over de beslissing over de gegrondheid van de klacht, met eventuele aanbevelingen.
8. Als de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, ondertekenen de klager, de klachtencoördinator en de betrokken persoon het besluit over de gegrondheid van de klacht.

Vertrouwelijkheid en kosten

1. De klachtencoördinator en de betrokken persoon handhaven vertrouwelijkheid tijdens de behandeling van de klacht.
2. De klager is niet verplicht om de kosten van de behandeling van de klacht te vergoeden.